BAB 3

BAB3

FORMULIR

DEFINISI FORMULIR

    adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.

FORMULIR ELEKTRONIK

    Merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengoalahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat berikut ini:

1.       Tidak Pernah Kehabisan Formulir

2.       Tidak Pernah Ketinggalan Jaman

3.       Ketidakefisienan Formulir Dapat Dihindari

4.       Tidak Dimungkinkan Penggunaan Formulir yang Salah

5.       Kecepatan Pengisian Formulir

6.       Penangkapan Data Dilakukan Sekali

7.       Tidak Ada Data yang Mengambang

8.       Kemudahan dalam Pengelolaan Formulir

MANFAAT FORMULIR

    Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

a.       Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan

b.      Merekam data transaksi bismis perusahaan

c.       Mengurangi kemungkinan kesalahn dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan

d.      Meyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain

GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

    Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya. Menurut sumbernya ,formulir dapat dibagi menjadi 3 golongan:

a.       Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan

b.      Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan

c.       Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

GOLONGAN FORMULIUR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA

    Pada dasarmna formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:

a.       Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan

b.      Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR

    Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:

1.       Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir

2.       Hindari duplikasi dalam pengumpulan data

3.       Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin

4.       Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulr

5.       Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar

6.       Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifkasi

7.       Beri nomor untuk identifikasi formulir

8.       Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian

9.       Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karna mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama

10.   Cantumkan nomor urut tercetak

11.   Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya

12.   Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper)

13.   Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait